Conseils pour utiliser Sage Simple Comptable
Sage Simple Comptable est non seulement polyvalent et facile à utiliser, il peut vous faire économiser du temps et vous aider à gérer les défis de votre entreprise au jour le jour.
Sur cette page vous trouverez des conseils sur :
L'utilisation de listes des choses à faire pour gagner du temps
Les listes des choses à faire peuvent vous aider à exécuter plus efficacement les tâches courantes de la tenue de livres. Si vous affichez les listes des choses à faire lorsque vous lancez le programme, vous pouvez réaliser plusieurs transactions dans Sage Simple Comptable à partir d’un seul endroit.
Les listes des choses à faire peuvent vous rappeler les tâches suivantes :
- Effectuer un suivi pour les mémos à propos des fournisseurs, des clients ou des employés.
- Effectuer des paiements pour des transactions récurrentes.
- Enregistrer les paiements de factures des clients.
- Payer les factures qui sont dues, profiter des modalités de paiement avant échéance.
- Gérer votre flux de trésorerie plus efficacement en signalant les comptes clients en retard.
Lorsque vous lancez Sage Simple Comptable, révisez les rubriques sur chaque onglet des Listes des choses à faire. Lorsque vous double-cliquez sur une transaction diverse, une facture ou une commande, Sage Simple Comptable ouvrira la fenêtre de transaction requise.
Effectuez les corrections nécessaires et traitez la transaction. Retournez ensuite aux Listes des choses à faire pour exécuter la prochaine tâche. (Vous terminerez votre tenue de livres si rapidement et si facilement que vous aurez peut-être le temps de prendre une pause-café ou de faire une autre vente!)
Profitez de cette fonction :
- À la fenêtre d'accueil, dans le menu Vue, sélectionnez Listes des choses à faire, puis au Démarrage.
La mise à jour des enregistrements de stocks
Si vous fabriquez ou assemblez des articles et vous enregistrez les matières premières et les produits finis dans vos enregistrements de stocks, d’inventaire, Sage Simple Comptable met automatiquement à jour vos enregistrements avec des écritures récurrentes. Préparez d’abord l'écriture récurrente, de manière à enregistrer rapidement l’activité de production lorsque vous fabriquez des articles.
Pour préparer une écriture récurrente :
- Assurez-vous d’avoir les enregistrements dans le module Stocks et Services pour les matières premières et l’article fini ou assemblé.
- À la fenêtre d'accueil, choisissez Assemblage d’articles.
- Créer une écriture récurrente dans la fenêtre Assemblage d’articles :
- Dans le champ Source, saisissez l’article que vous assemblez. Par exemple, tapez « Assembler H-101 ».
- Dans le champ Remarque, saisissez la raison de l’assemblage. Par exemple, « Assembler cabinets, couleur noire ».
- Dans la section Composants de l’assemblage, saisissez tous les articles que vous utilisez pour fabriquer l’article de stock..
- Dans le champ Coûts supplémentaires, saisissez les coûts de la main-d’oeuvre et les autres coûts additionnels, si vous les connaissez.
- Dans la section Articles assemblés, sélectionnez l’article que vous fabriquez.
- Important : Dans la section Articles assemblés, changez les montants dans la colonne Montant, de manière à ce que le total des articles assemblés corresponde au total des composants de l’assemblage.
- Enregistrez l’écriture comme une écriture récurrente.
Pour enregistrer la raison de votre assemblage :
- À la fenêtre d'accueil, Assemblage des articles, rappelez l'écriture récurrente, saisissez une date et cochez le champ Remarque.
- Dans les sections Articles assemblés et Composants de l’assemblage, révisez les quantités. Changez-les au besoin.
- Saisissez les coûts supplémentaires, comme la main-d’oeuvre.
- Important : Dans la section Articles assemblés, changez les montants dans la colonne Montant, de manière à ce que le total des articles assemblés corresponde au total des composants de l’assemblage.
- Traitez l'écriture et fermez la fenêtre de transaction.
La recherche de vos meilleurs clients
En utilisant le sommaire Ventes aux clients, vous pouvez facilement trouver :
- Quel client a acheté le plus à votre entreprise.
- Quelles ventes vous ont rapporté le plus.
Voici comment :
- À la fenêtre d'accueil, dans le menu Rapports, sélectionnez Clients & Ventes, ensuite Ventes aux clients.
- Dans la boîte de dialogue, choisissez Sommaire, puis :
- Sélectionnez Tous les articles.
- Sélectionnez tous les clients, articles de stock et articles de service.
- Saisissez la date de début et la date de fin.
- Sélectionnez soit les montants des stocks et services seulement, soit les autres montants et les frais de transport également.
- Cliquez sur OK.
Faites défiler le sommaire Ventes aux clients. Dans la colonne Produits, vous verrez facilement quel client a acheté le plus, en dollars. Dans les colonnes Profit et Marge, vous verrez quels achats ont rapporté le plus à votre entreprise. Dans la colonne Transaction, vous remarquerez le nombre de factures de vente que vous avez émises à chaque client pendant la période couverte par ce rapport.
La production d'états de compte des clients concis
Vous pouvez produire des relevés de compte qui affichent seulement des factures
impayées.
- Dans le menu Configuration, cliquez sur Paramètres et ensuite sur Clients & ventes.
- Dans la case Inclure les factures payées au cours des derniers [ ] jours, mettez le nombre de jours à zéro.
Plus tard, si vous décidez d’inclure l'historique des factures et paiements sur les relevés des clients, changez le nombre de jours pour celui que vous désirez.
Le contrôle des produits et charges internes
Utilisez le module Projet d’une manière créative – définissez des projets pour contrôler les activités individuelles des produits, vos centres de profit. Par exemple, un magasin de meubles peut vendre des meubles préassemblés et sur mesure et offrir les fins de semaines des journées d’étude sur la fabrication de meubles. Comme les produits et les charges sont ventilés à ces projets, le rapport Budget du projet vous aide rapidement à déterminer les centres de profit qui affichent le bénéfice net le plus élevé.
- Créer des projets pour chaque centre de profit.
- À la fenêtre d'accueil, cliquez sur l’icône Projet, choisissez ensuite Édition, puis Créer.
- À l’onglet Projet, saisissez la date de début et les soldes reportés du projet.
- Sélectionnez l’onglet Budget, cochez ensuite Budgéter ce projet pour attribuer des montants de produits et de charges prévus pour chaque mois.
- Créer un rapport Budget d’un projet pour visualiser la comparaison entre les produits et les charges qui ont été traités pour chaque projet, soit en dollar ou en pourcentage.
- À la fenêtre d'accueil, choisissez Rapports, Projet, ensuite Budget.
- Sélectionnez tous les projets que vous voulez visualiser, saisissez les dates de début et de fin, puis examinez les détails du projet en dollar ou en pourcentage.
